PROCEDIMIENTO DE RECOGIDA Y TRAMITACIÓN DE DENUNCIAS
1. INTRODUCCIÓN
La
herramienta de denuncia de irregularidades https://emeis-mexico.signalement.net/entreprises
le permite comunicar cualquier preocupación relacionada con actos que puedan
infringir la ley o el Código de Conducta de Villazul, siguiendo el
procedimiento que se describe a continuación. También puede comunicar sus
preocupaciones a su superior jerárquico, al Departamento de Recursos Humanos o
al Equipo de Compliance.
Villazul
valora el uso del sistema de denuncia de irregularidades, ya que ofrece a la
empresa la oportunidad de prevenir o detener conductas que infrinjan la ley o
la política de Villazul y el daño que estos actos pueden causar a los empleados, residentes, pacientes,
socios, proveedores y a las comunidades en las que opera Villazul. Este sistema
de denuncia de irregularidades está abierto a los empleados, terceros,
subcontratistas y proveedores del Grupo Villazul.
Su
denuncia presentada de buena fe será recibida e investigada por el Equipo de
Cumplimiento, responsable de la herramienta y el sistema de denuncia de
irregularidades en Villazul de forma confidencial y sin consecuencias
negativas, tal como se describe a continuación.
Este
procedimiento de denuncia de irregularidades se ha desarrollado para cumplir
los requisitos de las leyes anticorrupción aplicables, incluidas, entre otras,
la Ley francesa de Transparencia, Lucha contra la Corrupción y Modernización de
la Vida Económica ("Sapin II"), la Ley n.º 12.846/2013 (Brasil), la
Ley n.º 20.393 (Chile), las Leyes n.º. 1474 y 1778 (Colombia), Ley del Sistema Nacional Anticorrupción (México), y
Ley 17.060 (Uruguay).
2.
GARANTÍAS PARA LOS REPORTEROS Confidencialidad
Su
denuncia es confidencial, al igual que la investigación y las medidas adoptadas
por la empresa, como se explica a
continuación. En determinados casos, su identidad puede ser revelada a una
autoridad gubernamental competente, pero si sigue siendo empleado de la
empresa, se le informará antes de que se produzca dicha revelación.
Villazul
se compromete a mantener la confidencialidad de la denuncia, la admisibilidad y
el proceso de investigación, así como de los planes de acción y las medidas
aplicadas. Tenga en cuenta que sólo se le relacionará con el proceso de
investigación durante la fase de averiguación de los hechos. El desarrollo de
la investigación, su contenido, su resultado y el informe final son
estrictamente confidenciales. Aunque se le informará si la investigación
continúa o se ha cerrado, los resultados, el informe y las medidas adoptadas no
podrán compartirse con usted para proteger los derechos de las personas
implicadas. Cualquier información recopilada y procesada en virtud de este
Procedimiento de Denuncia de Irregularidades que pueda identificarle como
denunciante se mantendrá confidencial, a menos que así lo exija la ley.
Los
directivos, ejecutivos y todas las personas implicadas en la recepción,
investigación o resolución de la denuncia deben cumplir fielmente esta garantía
de confidencialidad. Cualquier persona que
reciba una alerta
de denuncia de irregularidades debe comunicarla sin demora al Responsable de
Cumplimiento Normativo para que éste pueda tomar las medidas adecuadas para
garantizar la confidencialidad.
Anonimato
Puede
presentar una denuncia anónima. Sin embargo, cualquier denuncia anónima que no
presente hechos graves y/o carezca de detalles suficientes no será tenida en
cuenta y será rechazada inmediatamente. Si los hechos son suficientemente
graves y detallados, la alerta comunicada será revisada, pero su investigación
será más larga y menos eficaz, ya que la interacción entre usted y el
Responsable de Cumplimiento encargado de tramitarla es más compleja.
Utilizar
la herramienta de denuncia de buena fe, incluso si los hechos resultan ser
inexactos o no dan lugar a ninguna acción, no le expondrá a ninguna medida
disciplinaria ni a consecuencias negativas injustificadas. Por el contrario, si
la herramienta de denuncia no se utiliza correctamente y los hechos denunciados
son deliberadamente falsos o de mala fe, esto podría dar lugar a acciones
legales si fuera necesario.
Debido
proceso
La
investigación y la aplicación de sanciones deben llevarse a cabo de acuerdo con
los conceptos de debido proceso y legislación aplicable, incluidas la
imparcialidad, la objetividad y la independencia. Todas las partes implicadas
en la investigación deben tener la oportunidad de ser oídas y de aportar la
información pertinente.
Prohibición de represalias
El
Residencial Villazul no tolerará ninguna forma de represalia contra usted por
realizar una denuncia de buena fe en virtud de este procedimiento de denuncia
de irregularidades. Las denuncias de represalias contra usted por realizar una
denuncia se tratarán con seriedad y se resolverán lo antes posible.
3.
TIPOS DE INFORMES AUTORIZADOS Qué
informar
Puede denunciar
hechos que usted mismo conozca o de los que
haya sido testigo:
·
Conflictos de intereses;
·
Corrupción o soborno de
funcionarios públicos o del sector privado;
·
Cualquier tipo de robo o fraude,
incluidos, entre otros, el robo de dinero, la contabilidad fraudulenta en los estados
financieros, el uso no autorizado de bienes o servicios de la empresa;
·
Tráfico de influencias;
·
Actividades que infringen las
leyes de competencia, incluida la fijación de precios;
·
Discriminación o acoso;
·
Blanqueo de capitales o
financiación del terrorismo;
·
Violación grave y clara de un
compromiso internacional ratificado por Francia o Brasil, incluidos los actos vinculantes
para las Organizaciones Internacionales;
·
Amenaza o perjuicio grave para el interés público;
·
Cualquier otro delito penal,
infracción del Código de Conducta, la política o la legislación de Villazul, o
infracción grave de la legislación aplicable.
Qué evitar informar
No debe denunciar
ninguna situación relacionada con los siguientes temas a través del mecanismo
de denuncia:
·
Información médica o jurídica
confidencial protegida por el secreto
profesional u otras normas; o
·
Asuntos relacionados con la
seguridad nacional.
También debe evitar los informes que impliquen:
·
Juicio de valor o comentario
tendencioso sobre el comportamiento de otra persona;
·
Hechos de los que no tienes
conocimiento personal.
Cómo responder a sus preguntas sobre si debe presentar una denuncia
El
Equipo de Cumplimiento está a su disposición para cualquier pregunta sobre si
este procedimiento de denuncia de irregularidades se aplica a los hechos de su
caso.
4.
PROCEDIMIENTO PARA COMUNICAR A QUEJA A RESPONSABLE DE CUMPLIMIENTO DESIGNADO POR LA EMPRESA
Puede
notificar su denuncia a través de emeis-brazil.signalement.net/entreprises y
tener la seguridad de que sólo el Equipo de Cumplimiento Local y el Responsable
de Cumplimiento Corporativo son los únicos destinatarios de la información que
proporcione, en la medida en que estos datos sean necesarios para el
cumplimiento de su misión. El Equipo Local de Cumplimiento es responsable del
procedimiento de denuncia de irregularidades y de los registros relativos a las
denuncias de irregularidades.
5.
¿CÓMO SE INICIA EL PROCEDIMIENTO
DE RECLAMACIÓN?
Debe presentar su queja en emeis-mexico.signalement.net/entreprises. También puede
denunciar a su superior jerárquico, al Departamento de Recursos Humanos o al
Equipo de Cumplimiento.
Al presentar su queja, debe incluir:
·
Hechos que conozca personalmente o
haya observado con el mayor detalle posible;
·
Lugar y hora de los hechos;
·
Identidad y función de todas las
personas que hayan presenciado o estén implicadas en los hechos o conductas,
incluida cualquier persona que parezca estar implicada en la irregularidad;
·
Documentos pertinentes, si los
hubiere (expediente, foto o cualquier otra prueba útil) en apoyo de su
denuncia.
·
Si es posible, su identidad,
funciones e información de contacto (las denuncias anónimas son posibles, pero
mucho más difíciles de investigar). Si decide denunciar de forma anónima, un correo
electrónico de contacto será útil en caso de que se necesite más información.
Una
vez enviado su informe, recibirá un vale con un número de identificación único
para interactuar con el Equipo de Cumplimiento que recibió su informe. Puede
utilizar este código para enviar más información y comprobar el estado de su
denuncia en cualquier momento. Si presenta una denuncia anónima, es importante
que vuelva al sitio web para comprobar si se le ha solicitado información
adicional.
6.
PROCESO DE INVESTIGACIÓN DE RECLAMACIONES
Si
utiliza el sitio web emeis-mexico.signalement.net/entreprises.,
su denuncia sólo será recibida por el Equipo
Local de Conformidad y por el Responsable Corporativo de Conformidad. Si
utiliza otro método, la persona que lo reciba deberá entregarlo al Equipo de
Conformidad, que lo publicará en la plataforma, si aún no está allí.
Verificación y evaluación preliminares
El Equipo de
Cumplimiento llevará a cabo una evaluación preliminar para determinar si su
denuncia debe considerarse en el marco de este Procedimiento de Denuncia de
Irregularidades.
i.
Dependiendo de la naturaleza de la
denuncia y del asunto, el equipo de Cumplimiento puede solicitarle información
adicional a usted o a otras personas.
ii.
Si es evidente que la denuncia
comunicada queda fuera del ámbito de aplicación de este Procedimiento, la
denuncia será destruida inmediatamente, y el Equipo de Cumplimiento le
mantendrá informado.
iii.
Si la denuncia es admisible, el
Equipo de Cumplimiento le informará de que la denuncia será investigada.
iv.
Este proceso para determinar la
admisibilidad de su denuncia debe concluir en el plazo de dos meses.
v.
La legislación nacional, los
convenios colectivos u otras leyes o
reglamentos de obligado cumplimiento pueden exigir que algunas denuncias se tramiten
con arreglo a un procedimiento
distinto. Si este es el caso de su denuncia, se le notificará y se le
informará del proceso que se aplicará.
Investigación:
vi.
Cuando la denuncia recibida sea
verosímil y ajustada al ámbito de uso de la plataforma, tendrá lugar el proceso
de investigación interna:
vii.
El Equipo de Cumplimiento llevará
a cabo una investigación por su cuenta o, en caso necesario, con un pequeño
equipo interno formado por empleados del Grupo con la experiencia y los
conocimientos necesarios para llevar a cabo la investigación adecuadamente.
Todos los miembros del equipo interno
estarán sujetos al deber de confidencialidad y privacidad.
viii.
Cuando sea necesario y teniendo en
cuenta la gravedad de los hechos denunciados, la investigación podrá ser
realizada por profesionales ajenos a Villazul, tales como especialistas en
investigaciones, auditoría o contabilidad forense, con el fin de lograr una
mayor objetividad e imparcialidad. En este caso, estos terceros estarán
obligados contractualmente a mantener la confidencialidad y a respetar las normas
de protección de datos. El Equipo de Cumplimiento tomará todas las precauciones
pertinentes para transmitir a terceros únicamente los datos necesarios para que
puedan cumplir sus respectivas misiones.
ix.
Durante la investigación, se
pueden utilizar todos los medios legalmente permitidos para esclarecer los
hechos. Esto puede incluir entrevistas y el examen de cualquier documentación
que se considere útil para la investigación. También puede incluir el
testimonio de la persona que presenta la denuncia y de cualquier persona que
tenga la denuncia en su contra. También puede incluir la recuperación y el
análisis de la información contenida en dispositivos electrónicos mediante
herramientas de software y hardware, preservando
siempre la integridad de las pruebas. La investigación velará por proteger la
intimidad, el honor, la vida privada y la imagen de las personas implicadas.
x.
Durante este proceso, el Equipo de
Cumplimiento adoptará las medidas necesarias para llevar a cabo eficazmente la
investigación y procurar el rápido cese de las actividades indebidas.
xi.
La investigación y el informe de investigación deben completarse en un
plazo de dos (2) meses, a menos que exista una razón justificada para prolongar
el proceso de investigación durante más
tiempo.
xii.
Ni usted ni las demás personas
implicadas en la denuncia tendrán acceso a los detalles de la investigación, ya
que todos los datos están sujetos a confidencialidad, salvo cuando sea
necesario para respetar los principios del debido proceso y la legislación
laboral.
Conclusión:
i.
Tras analizar los resultados de la
investigación interna, el Equipo de
Cumplimiento y, en su caso, el equipo interno, decidirán si se ha
demostrado la existencia de una infracción de la política o de la ley y, en
caso afirmativo, la persona
responsable.
ii.
Si no se demuestra una infracción
de la política o de la ley, el Equipo de Cumplimiento ordenará el archivo del
caso, dejando constancia escrita de los motivos de esta decisión.
iii.
Si se realiza una denuncia falsa o
de mala fe, el Equipo de Cumplimiento sugerirá a la dirección de Villazul las
medidas disciplinarias o de otro tipo apropiadas con respecto a la persona que
haya realizado dicha denuncia infringiendo este procedimiento.
iv.
Si se demuestra una infracción de
la política o de la ley, el equipo debe:
a.
Adoptar las medidas disciplinarias
adecuadas y permitidas.
b. Si los hechos tienen una implicación legal, deberá consultarse al
Departamento Jurídico para determinar las medidas necesarias, entre ellas
informar a las autoridades lo antes posible sobre los hechos, con el fin de
demostrar el compromiso de Villazul de colaborar con las autoridades.
c. Debe informársele de que se ha cerrado la investigación y, en la medida de lo posible, de los
resultados de la misma. Es posible que no todo se comparta con usted; por ejemplo, las medidas disciplinarias
adoptadas contra otros empleados o terceros suelen mantenerse confidenciales
para cumplir la legislación laboral y otros requisitos.
7.
PROCEDIMIENTO DE RECLAMACIÓN DE GRADUADOS Legislación francesa relativa a las reclamaciones
La
ley francesa Sapin II establece un procedimiento de denuncia específico para
los empleados que denuncien irregularidades. Para beneficiarse de la protección
de la ley, tendrá que cumplir el procedimiento de denuncia en tres grados:
i. En primer lugar, debe presentar la denuncia al responsable o
responsables de cumplimiento designados por la empresa. Una vez recibida su
denuncia, el responsable o responsables del cumplimiento deben verificar su
admisibilidad en el plazo de dos meses. Si no recibe confirmación de que la
denuncia es admisible, puede pasar al segundo paso. Si ha decidido denunciar de
forma anónima, le corresponde a usted volver a la plataforma de denuncia con su
número de identificación único para hacer un seguimiento de la tramitación de
su denuncia. Si el Responsable de Cumplimiento le notifica que su denuncia es
admisible, pero no le comunica las medidas aplicadas, esto no significa que
pueda pasar al segundo paso. La confidencialidad de las medidas aplicadas está
garantizada del mismo modo que el contenido de la denuncia y la información
facilitada.
ii. Puede presentar su denuncia ante los tribunales, la fiscalía o un
organismo administrativo. Estas autoridades tienen un plazo de tres meses para
responder a tu queja. Si no recibes respuesta, puedes pasar a la tercera fase.
iii. Puede hacer pública su queja.
No
obstante, en caso de peligro inminente y grave o si existe riesgo de daño
irreversible, su denuncia puede transmitirse directamente a los organismos
mencionados en el segundo paso anterior o hacerse pública.
Decir
o declarar de mala fe con la intención de causar daño o a sabiendas de que los
hechos hechos hechos públicos o divulgados son parcialmente inexactos (que se
trata de hechos relacionados con una
situación de conflicto de intereses o sobre cualquier hecho susceptible de dar
lugar a medidas disciplinarias) puede someterle a medidas penales y
disciplinarias.
En
Francia, no puede beneficiarse de la protección concedida a los denunciantes si
no cumple el procedimiento graduado descrito anteriormente y si la revelación
de información no era necesaria ni proporcionada para salvaguardar los
intereses implicados.
La
ley francesa Sapin II le permite enviar su queja al Defensor de los Derechos
francés, que puede transmitirla al organismo competente para recibirla. Este
procedimiento es diferente del descrito anteriormente y no entra en el ámbito
de aplicación del procedimiento de denuncia gradual descrito anteriormente.
Legislación brasileña relativa a
la denuncia de irregularidades
Las
leyes nacionales pueden proteger a las personas que presenten denuncias en
virtud de este Procedimiento de Denuncia en virtud de leyes constitucionales,
laborales, civiles y administrativas. Por lo general, estas leyes nacionales no
exigen ni permiten un procedimiento de denuncia escalonado para obtener
protección o ejercer el derecho a presentar denuncias ante las autoridades competentes.
8. TRATAMIENTO Y
CONSERVACIÓN DE FECHAS Tratamiento de fechas
El
Grupo Emeis es responsable del tratamiento de los datos personales
proporcionados en la plataforma de alerta emeis-brazil.signalement.net/entreprises,
así como de otras denuncias e investigaciones y de los recogidos posteriormente
en el marco de este procedimiento de denuncia. El tratamiento de los datos personales tiene como única
finalidad tramitar su denuncia. El
tratamiento de los datos personales puede variar de un país a otro, pero se
ajustará a la legislación nacional.
La
persona que presente la denuncia será informada lo antes posible del
tratamiento de sus datos. No
obstante, sólo se le informará del tratamiento de sus datos una vez que se
hayan adoptado medidas cautelares en caso de riesgo de destrucción de pruebas,
para garantizar el éxito de la investigación interna y evitar cualquier
consecuencia negativa para el Grupo Villazul o sus empleados y clientes.
Tanto
usted como cualquier persona incluida en la reclamación e investigación tienen
siempre derecho a solicitar el acceso, rectificación o suspensión del
tratamiento de sus datos personales, así como a oponerse al tratamiento según lo establecido en la
legislación nacional y la política de la empresa.
Para
ejercer este derecho, las solicitudes deben dirigirse al responsable de
protección de datos de su empresa y/o a Marcia Salgado, responsable de
protección de datos para América Latina, correo electrónico: dpolatam@bslsaude.com.br o a Juliette Aubert, responsável pela proteção
de dados da Orpea, dpo@emeis.net. Toda solicitud deberá ir firmada, adjuntar
una copia de un medio de identificación aceptado por la ley y facilitar una
dirección postal o electrónica para recibir una respuesta.
Retención
Los
datos relativos a cualquier denuncia recibida que no entre en el ámbito de
aplicación del procedimiento se
destruirán inmediatamente tras su anonimización. Los datos relativos a una
denuncia se anonimizarán en un plazo de dos meses a partir del final del
proceso de investigación si la denuncia no va seguida de procedimientos
judiciales o medidas disciplinarias u otros planes de acción.
Los
datos relativos a una denuncia se conservarán hasta el cierre definitivo del
procedimiento, en caso de que se incoe un procedimiento disciplinario o
judicial contra la persona sobre la que se haya efectuado la denuncia o contra
el autor de una denuncia abusiva.
En
caso de que la alerta se refiera a una infracción de la legislación aplicable o
deba ser conservada por una autoridad pertinente, como la autoridad laboral, la
alerta y los datos personales correspondientes
podrán conservarse durante cinco (5) años a partir de la fecha de la
alerta.
9.
ACLARACIONES O PREGUNTAS
Cualquier
aclaración o pregunta sobre este procedimiento puede dirigirse al Equipo de
Cumplimiento, al Director de Cumplimiento de Emeis o al Jefe de Riesgos,
Cumplimiento y Control Interno del Grupo Emeis.
10. PROCEDIMIENTO DE RECLAMACIÓN DEL GRUPO ORPEA
Este procedimiento complementa el Procedimiento de Denuncia de
Irregularidades del Grupo BSL, empresa miembro del Grupo Emeis, que ha regido el proceso de denuncia de irregularidades
en América Latina hasta la publicación de este procedimiento.
