PROCEDIMIENTO DE RECOGIDA Y TRAMITACIÓN DE DENUNCIAS
1. INTRODUCCIÓN La herramienta de denuncia de irregularidades https://emeis-mexico.signalement.net/entreprises le permite comunicar cualquier preocupación relacionada con actos que puedan infringir la ley o el Código de Conducta de Villazul, siguiendo el procedimiento que se describe a continuación. También puede comunicar sus preocupaciones a su superior jerárquico, al Departamento de Recursos Humanos o al Equipo de Compliance. Villazul valora el uso del sistema de denuncia de irregularidades, ya que ofrece a la empresa la oportunidad de prevenir o detener conductas que infrinjan la ley o la política de Villazul y el daño que estos actos pueden causar a los empleados, residentes, pacientes, socios, proveedores y a las comunidades en las que opera Villazul. Este sistema de denuncia de irregularidades está abierto a los empleados, terceros, subcontratistas y proveedores del Grupo Villazul. Su denuncia presentada de buena fe será recibida e investigada por el Equipo de Cumplimiento, responsable de la herramienta y el sistema de denuncia de irregularidades en Villazul de forma confidencial y sin consecuencias negativas, tal como se describe a continuación. Este procedimiento de denuncia de irregularidades se ha desarrollado para cumplir los requisitos de las leyes anticorrupción aplicables, incluidas, entre otras, la Ley francesa de Transparencia, Lucha contra la Corrupción y Modernización de la Vida Económica ("Sapin II"), la Ley n.º 12.846/2013 (Brasil), la Ley n.º 20.393 (Chile), las Leyes n.º. 1474 y 1778 (Colombia), Ley del Sistema Nacional Anticorrupción (México), y Ley 17.060 (Uruguay).
2. GARANTÍAS PARA LOS REPORTEROS Confidencialidad
Su denuncia es confidencial, al igual que la investigación y las medidas adoptadas por la empresa, como se explica a continuación. En determinados casos, su identidad puede ser revelada a una autoridad gubernamental competente, pero si sigue siendo empleado de la empresa, se le informará antes de que se produzca dicha revelación. Villazul se compromete a mantener la confidencialidad de la denuncia, la admisibilidad y el proceso de investigación, así como de los planes de acción y las medidas aplicadas. Tenga en cuenta que sólo se le relacionará con el proceso de investigación durante la fase de averiguación de los hechos. El desarrollo de la investigación, su contenido, su resultado y el informe final son estrictamente confidenciales. Aunque se le informará si la investigación continúa o se ha cerrado, los resultados, el informe y las medidas adoptadas no podrán compartirse con usted para proteger los derechos de las personas implicadas. Cualquier información recopilada y procesada en virtud de este Procedimiento de Denuncia de Irregularidades que pueda identificarle como denunciante se mantendrá confidencial, a menos que así lo exija la ley. Los directivos, ejecutivos y todas las personas implicadas en la recepción, investigación o resolución de la denuncia deben cumplir fielmente esta garantía de confidencialidad. Cualquier persona que
reciba una alerta de denuncia de irregularidades debe comunicarla sin demora al Responsable de Cumplimiento Normativo para que éste pueda tomar las medidas adecuadas para garantizar la confidencialidad.
Anonimato
Puede presentar una denuncia anónima. Sin embargo, cualquier denuncia anónima que no presente hechos graves y/o carezca de detalles suficientes no será tenida en cuenta y será rechazada inmediatamente. Si los hechos son suficientemente graves y detallados, la alerta comunicada será revisada, pero su investigación será más larga y menos eficaz, ya que la interacción entre usted y el Responsable de Cumplimiento encargado de tramitarla es más compleja. Utilizar la herramienta de denuncia de buena fe, incluso si los hechos resultan ser inexactos o no dan lugar a ninguna acción, no le expondrá a ninguna medida disciplinaria ni a consecuencias negativas injustificadas. Por el contrario, si la herramienta de denuncia no se utiliza correctamente y los hechos denunciados son deliberadamente falsos o de mala fe, esto podría dar lugar a acciones legales si fuera necesario.
Debido proceso
La investigación y la aplicación de sanciones deben llevarse a cabo de acuerdo con los conceptos de debido proceso y legislación aplicable, incluidas la imparcialidad, la objetividad y la independencia. Todas las partes implicadas en la investigación deben tener la oportunidad de ser oídas y de aportar la información pertinente.
Prohibición de represalias
El Residencial Villazul no tolerará ninguna forma de represalia contra usted por realizar una denuncia de buena fe en virtud de este procedimiento de denuncia de irregularidades. Las denuncias de represalias contra usted por realizar una denuncia se tratarán con seriedad y se resolverán lo antes posible.
3. TIPOS DE INFORMES AUTORIZADOS Qué informar
Puede denunciar hechos que usted mismo conozca o de los que haya sido testigo: · Conflictos de intereses; · Corrupción o soborno de funcionarios públicos o del sector privado; · Cualquier tipo de robo o fraude, incluidos, entre otros, el robo de dinero, la contabilidad fraudulenta en los estados financieros, el uso no autorizado de bienes o servicios de la empresa; · Tráfico de influencias; · Actividades que infringen las leyes de competencia, incluida la fijación de precios; · Discriminación o acoso; · Blanqueo de capitales o financiación del terrorismo; · Violación grave y clara de un compromiso internacional ratificado por Francia o Brasil, incluidos los actos vinculantes para las Organizaciones Internacionales; · Amenaza o perjuicio grave para el interés público; · Cualquier otro delito penal, infracción del Código de Conducta, la política o la legislación de Villazul, o infracción grave de la legislación aplicable.
Qué evitar informar
No debe denunciar ninguna situación relacionada con los siguientes temas a través del mecanismo de denuncia: · Información médica o jurídica confidencial protegida por el secreto profesional u otras normas; o · Asuntos relacionados con la seguridad nacional. También debe evitar los informes que impliquen: · Juicio de valor o comentario tendencioso sobre el comportamiento de otra persona; · Hechos de los que no tienes conocimiento personal.
Cómo responder a sus preguntas sobre si debe presentar una denuncia
El Equipo de Cumplimiento está a su disposición para cualquier pregunta sobre si este procedimiento de denuncia de irregularidades se aplica a los hechos de su caso.
4. PROCEDIMIENTO PARA COMUNICAR A QUEJA A RESPONSABLE DE CUMPLIMIENTO DESIGNADO POR LA EMPRESA
Puede notificar su denuncia a través de emeis-brazil.signalement.net/entreprises y tener la seguridad de que sólo el Equipo de Cumplimiento Local y el Responsable de Cumplimiento Corporativo son los únicos destinatarios de la información que proporcione, en la medida en que estos datos sean necesarios para el cumplimiento de su misión. El Equipo Local de Cumplimiento es responsable del procedimiento de denuncia de irregularidades y de los registros relativos a las denuncias de irregularidades.
5. ¿CÓMO SE INICIA EL PROCEDIMIENTO DE RECLAMACIÓN?
Debe presentar su queja en emeis-mexico.signalement.net/entreprises. También puede denunciar a su superior jerárquico, al Departamento de Recursos Humanos o al Equipo de Cumplimiento. Al presentar su queja, debe incluir: · Hechos que conozca personalmente o haya observado con el mayor detalle posible; · Lugar y hora de los hechos; · Identidad y función de todas las personas que hayan presenciado o estén implicadas en los hechos o conductas, incluida cualquier persona que parezca estar implicada en la irregularidad; · Documentos pertinentes, si los hubiere (expediente, foto o cualquier otra prueba útil) en apoyo de su denuncia. · Si es posible, su identidad, funciones e información de contacto (las denuncias anónimas son posibles, pero mucho más difíciles de investigar). Si decide denunciar de forma anónima, un correo electrónico de contacto será útil en caso de que se necesite más información.
Una vez enviado su informe, recibirá un vale con un número de identificación único para interactuar con el Equipo de Cumplimiento que recibió su informe. Puede utilizar este código para enviar más información y comprobar el estado de su denuncia en cualquier momento. Si presenta una denuncia anónima, es importante que vuelva al sitio web para comprobar si se le ha solicitado información adicional.
6. PROCESO DE INVESTIGACIÓN DE RECLAMACIONES
Si utiliza el sitio web emeis-mexico.signalement.net/entreprises., su denuncia sólo será recibida por el Equipo Local de Conformidad y por el Responsable Corporativo de Conformidad. Si utiliza otro método, la persona que lo reciba deberá entregarlo al Equipo de Conformidad, que lo publicará en la plataforma, si aún no está allí.
Verificación y evaluación preliminares
El Equipo de Cumplimiento llevará a cabo una evaluación preliminar para determinar si su denuncia debe considerarse en el marco de este Procedimiento de Denuncia de Irregularidades. i. Dependiendo de la naturaleza de la denuncia y del asunto, el equipo de Cumplimiento puede solicitarle información adicional a usted o a otras personas. ii. Si es evidente que la denuncia comunicada queda fuera del ámbito de aplicación de este Procedimiento, la denuncia será destruida inmediatamente, y el Equipo de Cumplimiento le mantendrá informado. iii. Si la denuncia es admisible, el Equipo de Cumplimiento le informará de que la denuncia será investigada. iv. Este proceso para determinar la admisibilidad de su denuncia debe concluir en el plazo de dos meses. v. La legislación nacional, los convenios colectivos u otras leyes o reglamentos de obligado cumplimiento pueden exigir que algunas denuncias se tramiten con arreglo a un procedimiento distinto. Si este es el caso de su denuncia, se le notificará y se le informará del proceso que se aplicará.
Investigación:
vi. Cuando la denuncia recibida sea verosímil y ajustada al ámbito de uso de la plataforma, tendrá lugar el proceso de investigación interna: vii. El Equipo de Cumplimiento llevará a cabo una investigación por su cuenta o, en caso necesario, con un pequeño equipo interno formado por empleados del Grupo con la experiencia y los conocimientos necesarios para llevar a cabo la investigación adecuadamente. Todos los miembros del equipo interno estarán sujetos al deber de confidencialidad y privacidad. viii. Cuando sea necesario y teniendo en cuenta la gravedad de los hechos denunciados, la investigación podrá ser realizada por profesionales ajenos a Villazul, tales como especialistas en investigaciones, auditoría o contabilidad forense, con el fin de lograr una mayor objetividad e imparcialidad. En este caso, estos terceros estarán obligados contractualmente a mantener la confidencialidad y a respetar las normas de protección de datos. El Equipo de Cumplimiento tomará todas las precauciones pertinentes para transmitir a terceros únicamente los datos necesarios para que puedan cumplir sus respectivas misiones.
ix. Durante la investigación, se pueden utilizar todos los medios legalmente permitidos para esclarecer los hechos. Esto puede incluir entrevistas y el examen de cualquier documentación que se considere útil para la investigación. También puede incluir el testimonio de la persona que presenta la denuncia y de cualquier persona que tenga la denuncia en su contra. También puede incluir la recuperación y el análisis de la información contenida en dispositivos electrónicos mediante herramientas de software y hardware, preservando siempre la integridad de las pruebas. La investigación velará por proteger la intimidad, el honor, la vida privada y la imagen de las personas implicadas. x. Durante este proceso, el Equipo de Cumplimiento adoptará las medidas necesarias para llevar a cabo eficazmente la investigación y procurar el rápido cese de las actividades indebidas. xi. La investigación y el informe de investigación deben completarse en un plazo de dos (2) meses, a menos que exista una razón justificada para prolongar el proceso de investigación durante más tiempo. xii. Ni usted ni las demás personas implicadas en la denuncia tendrán acceso a los detalles de la investigación, ya que todos los datos están sujetos a confidencialidad, salvo cuando sea necesario para respetar los principios del debido proceso y la legislación laboral.
Conclusión:
i. Tras analizar los resultados de la investigación interna, el Equipo de Cumplimiento y, en su caso, el equipo interno, decidirán si se ha demostrado la existencia de una infracción de la política o de la ley y, en caso afirmativo, la persona responsable. ii. Si no se demuestra una infracción de la política o de la ley, el Equipo de Cumplimiento ordenará el archivo del caso, dejando constancia escrita de los motivos de esta decisión. iii. Si se realiza una denuncia falsa o de mala fe, el Equipo de Cumplimiento sugerirá a la dirección de Villazul las medidas disciplinarias o de otro tipo apropiadas con respecto a la persona que haya realizado dicha denuncia infringiendo este procedimiento. iv. Si se demuestra una infracción de la política o de la ley, el equipo debe: a. Adoptar las medidas disciplinarias adecuadas y permitidas. b. Si los hechos tienen una implicación legal, deberá consultarse al Departamento Jurídico para determinar las medidas necesarias, entre ellas informar a las autoridades lo antes posible sobre los hechos, con el fin de demostrar el compromiso de Villazul de colaborar con las autoridades. c. Debe informársele de que se ha cerrado la investigación y, en la medida de lo posible, de los resultados de la misma. Es posible que no todo se comparta con usted; por ejemplo, las medidas disciplinarias adoptadas contra otros empleados o terceros suelen mantenerse confidenciales para cumplir la legislación laboral y otros requisitos.
7. PROCEDIMIENTO DE RECLAMACIÓN DE GRADUADOS Legislación francesa relativa a las reclamaciones
La ley francesa Sapin II establece un procedimiento de denuncia específico para los empleados que denuncien irregularidades. Para beneficiarse de la protección de la ley, tendrá que cumplir el procedimiento de denuncia en tres grados: i. En primer lugar, debe presentar la denuncia al responsable o responsables de cumplimiento designados por la empresa. Una vez recibida su denuncia, el responsable o responsables del cumplimiento deben verificar su admisibilidad en el plazo de dos meses. Si no recibe confirmación de que la denuncia es admisible, puede pasar al segundo paso. Si ha decidido denunciar de forma anónima, le corresponde a usted volver a la plataforma de denuncia con su número de identificación único para hacer un seguimiento de la tramitación de su denuncia. Si el Responsable de Cumplimiento le notifica que su denuncia es admisible, pero no le comunica las medidas aplicadas, esto no significa que pueda pasar al segundo paso. La confidencialidad de las medidas aplicadas está garantizada del mismo modo que el contenido de la denuncia y la información facilitada. ii. Puede presentar su denuncia ante los tribunales, la fiscalía o un organismo administrativo. Estas autoridades tienen un plazo de tres meses para responder a tu queja. Si no recibes respuesta, puedes pasar a la tercera fase. iii. Puede hacer pública su queja. No obstante, en caso de peligro inminente y grave o si existe riesgo de daño irreversible, su denuncia puede transmitirse directamente a los organismos mencionados en el segundo paso anterior o hacerse pública. Decir o declarar de mala fe con la intención de causar daño o a sabiendas de que los hechos hechos hechos públicos o divulgados son parcialmente inexactos (que se trata de hechos relacionados con una situación de conflicto de intereses o sobre cualquier hecho susceptible de dar lugar a medidas disciplinarias) puede someterle a medidas penales y disciplinarias. En Francia, no puede beneficiarse de la protección concedida a los denunciantes si no cumple el procedimiento graduado descrito anteriormente y si la revelación de información no era necesaria ni proporcionada para salvaguardar los intereses implicados. La ley francesa Sapin II le permite enviar su queja al Defensor de los Derechos francés, que puede transmitirla al organismo competente para recibirla. Este procedimiento es diferente del descrito anteriormente y no entra en el ámbito de aplicación del procedimiento de denuncia gradual descrito anteriormente.
Legislación brasileña relativa a la denuncia de irregularidades
Las leyes nacionales pueden proteger a las personas que presenten denuncias en virtud de este Procedimiento de Denuncia en virtud de leyes constitucionales, laborales, civiles y administrativas. Por lo general, estas leyes nacionales no exigen ni permiten un procedimiento de denuncia escalonado para obtener protección o ejercer el derecho a presentar denuncias ante las autoridades competentes.
8. TRATAMIENTO Y CONSERVACIÓN DE FECHAS Tratamiento de fechas
El Grupo Emeis es responsable del tratamiento de los datos personales proporcionados en la plataforma de alerta emeis-brazil.signalement.net/entreprises, así como de otras denuncias e investigaciones y de los recogidos posteriormente en el marco de este procedimiento de denuncia. El tratamiento de los datos personales tiene como única finalidad tramitar su denuncia. El tratamiento de los datos personales puede variar de un país a otro, pero se ajustará a la legislación nacional. La persona que presente la denuncia será informada lo antes posible del tratamiento de sus datos. No obstante, sólo se le informará del tratamiento de sus datos una vez que se hayan adoptado medidas cautelares en caso de riesgo de destrucción de pruebas, para garantizar el éxito de la investigación interna y evitar cualquier consecuencia negativa para el Grupo Villazul o sus empleados y clientes. Tanto usted como cualquier persona incluida en la reclamación e investigación tienen siempre derecho a solicitar el acceso, rectificación o suspensión del tratamiento de sus datos personales, así como a oponerse al tratamiento según lo establecido en la legislación nacional y la política de la empresa. Para ejercer este derecho, las solicitudes deben dirigirse al responsable de protección de datos de su empresa y/o a Marcia Salgado, responsable de protección de datos para América Latina, correo electrónico: dpolatam@bslsaude.com.br o a Juliette Aubert, responsável pela proteção de dados da Orpea, dpo@emeis.net. Toda solicitud deberá ir firmada, adjuntar una copia de un medio de identificación aceptado por la ley y facilitar una dirección postal o electrónica para recibir una respuesta.
Retención
Los datos relativos a cualquier denuncia recibida que no entre en el ámbito de aplicación del procedimiento se destruirán inmediatamente tras su anonimización. Los datos relativos a una denuncia se anonimizarán en un plazo de dos meses a partir del final del proceso de investigación si la denuncia no va seguida de procedimientos judiciales o medidas disciplinarias u otros planes de acción. Los datos relativos a una denuncia se conservarán hasta el cierre definitivo del procedimiento, en caso de que se incoe un procedimiento disciplinario o judicial contra la persona sobre la que se haya efectuado la denuncia o contra el autor de una denuncia abusiva. En caso de que la alerta se refiera a una infracción de la legislación aplicable o deba ser conservada por una autoridad pertinente, como la autoridad laboral, la alerta y los datos personales correspondientes podrán conservarse durante cinco (5) años a partir de la fecha de la alerta.
9. ACLARACIONES O PREGUNTAS
Cualquier aclaración o pregunta sobre este procedimiento puede dirigirse al Equipo de Cumplimiento, al Director de Cumplimiento de Emeis o al Jefe de Riesgos, Cumplimiento y Control Interno del Grupo Emeis.
10. PROCEDIMIENTO DE RECLAMACIÓN DEL GRUPO ORPEA
Este procedimiento complementa el Procedimiento de Denuncia de Irregularidades del Grupo BSL, empresa miembro del Grupo Emeis, que ha regido el proceso de denuncia de irregularidades en América Latina hasta la publicación de este procedimiento.
